أتمتة المكاتب: أنت تقر بالتأكيد بأن غياب أتمتة المكاتب يسبب الفوضى في مؤسستك. لقد جربت بالتأكيد أنه نظرًا لكمية العمل الكبيرة أو عدم وجود اتصال مناسب بين الوحدات المختلفة في المنظمة، فقد ضاع العمل و نتيجة لذلك، سنوجهك بالطريقة الصحيحة.

أتمتة المكاتب أو إدارة علاقات العملاء هي استراتيجية لإدارة علاقات المؤسسة و تفاعلاتها مع العملاء و العملاء المحتملين. يساعد نظام أتمتة المكاتب الشركات على البقاء على اتصال مع العملاء و تبسيط العمليات التجارية و تحسين الربحية.

استهداف أتمتة المكاتب بسيطة: تحسين العلاقات التجارية. عندما يتحدث الناس عن أتمتة المكاتب، فإنهم عادة ما يشيرون إلى النظام و هو أداة تساعد في إدارة الجمهور و إدارة المبيعات و الإنتاجية و المزيد. في الوقت الحاضر، أصبح تدريب أتمتة المكاتب إلی نقاشًا حيويًا في المؤسسات و خاصة في قسم خدمة العملاء و المبيعات.

أتمتة المكاتب هی احتياجات الأشخاص و المجموعات المختلفة. يمكن استخدام برنامج إدارة علاقات العملاء هذا من قبل الشركات و المستقلين و عمومًا جميع الأشخاص الذين يحتاجون إلى إدارة عملائهم. تصميم هذا أتمتة المكاتب حديث للغاية و جميل و استخدام هذا البرنامج يمكن أن يمنح أنشطتك مظهرًا أكثر احترافًا و يساعدك على تحسين عملية عملك.

فی برنامج أتمتة المكاتب، من الضروري أن يكون التركيز الأساسي على العملاء. في برنامج إدارة علاقات العملاء، نرى نفس الشيء تمامًا. يوفر لك برنامج إدارة علاقات العملاء نظام دعم احترافي يسمح لك بتتبع و حل المشكلات المتعلقة بعملائك. على سبيل المثال، يمكنك تعيين تذكيرات لنفسك أو تعيين هذه التذكيرات لموظفيك. بهذه الطريقة، ستتم إدارة الأمور المتعلقة بعملائك بطريقة أسهل و لن يُنسى أي شيء.

قدرات إدارة علاقات العملاء:

• إدارة المشروع و الفواتير
• القدرة على إنشاء الفواتير المهنية
• مجهزة بنظام و تقنية دعم قوية
• القدرة على تتبع الوقت الذي يقضيه في المشاريع و استلام الرسوم بناءً على الوقت الذي يقضيه
• امكانية تكليف عدة موظفين بمهام و …
• إمكانية إنشاء اقتراح و زيادة المبيعات
• إمكانية تسجيل مصروفات الشركة أو المشروع و تحويلها إلى فواتير
• لديها مرافق إدارة العملاء
• مجهزة باستطلاعات رأي مدمجة
• القدرة على متابعة الأهداف
• من الممكن إدخال إشعارات للموظفين و العملاء
• إمكانية استخدام التسهيلات الخاصة بإغلاق العقد
• امكانية استخدام الحقول المخصصة
• إمكانية استخدام PayPal و Stripe بوحدات عملات مختلفة
• لديه إعدادات إدارة متعددة
• إمكانية تكييف النظام مع العلامة التجارية للشركة
• مزود بمجلد وسائط منفصل للموظفين غير الإداريين
• مجهزة بتقويم للموظفين على أساس مستويات الوصول
• من الممكن متابعة العديد من الحالات و التقارير و الملاحظات و الملفات و …

ما الأجزاء التي تشملها أتمتة المكاتب؟

يتكون نظام أتمتة المكاتب من أجزاء و وحدات مختلفة. اليوم، تطورت أنظمة أتمتة المكاتب و تغطي مجموعة واسعة من الأنشطة التنظيمية و غير التنظيمية و لهذا السبب، فإنها تشمل وحدات مختلفة، يتضمن كل منها أجزاء من عمليات أو أنشطة المنظمة.

سكرتارية الإدارات:

الجزء الرئيسي من نظام أتمتة المكاتب هو الجزء المتعلق بعمليات السكرتارية، بما في ذلك عمليات التسجيل و الإحالة و مجلدات الموظفين و حفظ الملفات. هذا الجزء هو الجوهر الأساسي لهذه الأنظمة.

في هذا القسم، يتم تنفيذ عمليات مختلفة من المسح الضوئي و إدخال البيانات و تسجيل المؤشر و توزيع و متابعة الرسائل المستلمة إلى صياغة الرسائل المرسلة و تداولها و توقيعها و تسجيلها و طباعتها. في هذا الجزء من أتمتة المكاتب يتم استخدام العديد من أدوات الإدخال و الإخراج مثل الماسح الضوئي و الطابعة و القلم البصري و مودم الفاكس و خادم البريد الإلكتروني و ما إلى ذلك.

منشئ النموذج و محرك الدورة النموذج:

ليست الرسائل هي الوثائق الوحيدة لمنظمة و يتم تداول بعض مراسلات المنظمات في المنظمة في شكل نماذج إدارية و مع سير عمل معين. لهذا السبب، تمت إضافة جزء آخر إلى أنظمة أتمتة للمكاتب و التي تُعرف باسم منشئ النموذج و محرك الدورة النموذج.

هذا القسم لديه مهمة تصميم جميع أنواع النموذج التنظيمية و تعميمها في شكل تدفقات عمل محددة مسبقًا. تتم إدارة تسجيل و حفظ و استرجاع معلومات هذه النموذج بشكل كامل في نظام أتمتة المكاتب.

إدارة و تنظيم الاجتماعات:

يعد التخطيط للاجتماعات و مواعيد العمل و متابعتها و إدارتها و الحفاظ على الوثائق ذات الصلة من أهم أجزاء العمل الإداري للمنظمة، كما أنها تستغرق الكثير من الوقت.

يجب أن يخصص أحد أقسام الأتمتة المكاتب لإعداد و تسجيل و صيانة و عقد و متابعة الاجتماعات و توثيقها. يتضمن هذا القسم عادة تقويم العمل و إدارة الاجتماعات و مواعید العمل و إدارة الأنشطة و المشاريع، إلخ.

أرشيف إلكتروني:

مع مرور الوقت و زيادة عدد و حجم الوثائق في المنظمة، هناك حاجة إلى أداة لأرشفتها. تحتوي العديد من أنظمة أتمتة المکاتب أيضًا على قسم مثل المحفوظات الإلكترونية و إدارة المستندات و التي، بالإضافة إلى الحفاظ على المستندات التنظيمية و تصنيفها، توفر أيضًا إمكانية البحث و الوصول بسرعة و سهولة.

بوابة المراسلات داخل المنظمة:

أتاح توفير منصات اتصال جديدة تعتمد على شبكات الكمبيوتر للحكومات و المؤسسات إمكانية من أجل تقليل تكاليف النقل و زيادة الرضا و تسريع تقديم الخدمة للعملاء، ضع في اعتبارك إمكانية إرسال و متابعة الطلبات و المهام الإدارية خارج المنظمة كشرط.

من أجل الاستجابة لهذا المطلب الخاص بالمؤسسات و تماشياً مع مشروع تكريم العملاء، تمت إضافة قسم البوابة الخارجية التنظيمية إلى أنظمة الأتمتة المکاتب اليوم لتوفير إمكانية تتبع المراسلات خارج المنظمة و للمستخدمين خارج المنظمة. صندوق الوارد غير متصل بالانترنت:

تنوعت أتمتة المكاتب حسب التوزيع الجغرافي للمنظمات و نوع الوصول إليها. يمكن الوصول إلى بعضها على الشبكة المحلية و البعض الآخر عبارة عن برامج أتمتة المكاتب على شبكة الإنترنت.

في نظام أتمتة المكاتب علی شبکة الإنترنت و أيضًا النوع غير المتصل لأجزاء البرنامج ذات الأهمية الخاصة، بحيث يمكن الحصول على المعلومات في وضع عدم الاتصال في المواقف التي يتعذر فيها الوصول إلى الإنترنت بالسرعة المثلى.

من بينها، يمكن ذكر صندوق الوارد غير متصل بالإنترنت. بصفتك مديرًا لمؤسسة، يمكنك تصفح صندوق الوارد الخاص بك في أي نقطة جغرافية و القيام بأشياء تتعلق بالرسائل و تحديثها في أول اتصال مع النظام.

تم إضافة أجزاء أخرى تدريجياً إلى أنظمة الأتمتة المكاتب و قد تم إنشاء كل منها لزيادة ميكنة العمل في المنظمة و تسهيل تقديم الخدمات الداخلية و الخارجية.

– صندوق الرسائل

– نظام إرسال الرسائل القصيرة

– نظام إرسال و استقبال الفاكسات و البريد الإلكتروني

– صانع التقرير

نظام الأتمتة المكاتب على شبكة الإنترنت New Net، أثناء تنظيم العمليات التنظيمية، إمكانية إجراء المراسلات الإدارية إلكترونيًا من أي نقطة جغرافية بسرعة عالية و سهولة في الاستخدام و في بيئة آمنة.

نظام الأتمتة المكاتب على شبكة الإنترنت New Net، من خلال إنشاء منصة مناسبة لتسجيل و تداول الرسائل و جميع أنواع النموذج التنظيمية و المتابعة الدقيقة و الإبلاغ عن الإجراءات اللازمة و الإدارة المثلى للاجتماعات، مع تسريع عملية المراسلات داخل المنظمة، كما يوفر إمكانية التفاعل الإلكتروني خارج التنظيم. تم جمع هذه المرافق باستخدام أفضل تقنيات إنتاج البرامج، مع الاستخدام البسيط و الأمان العالي.