ما هو الترويسة؟

إذا كنت مهتمًا بإنشاء ترويسة خاصة لعملك، فمن المحتمل أنك طرحت هذا السؤال: “ما هي الترويسة؟” الترويسة التجارية هي نوع من الأدوات المكتبية المصممة خصيصًا للاستخدام في الرسائل التجارية أو الوثائق المهنية مثل المذكرات الداخلية.

توجد الترويسات بألوان وأنماط وتصميمات مختلفة، لذا من المهم عند اختيار الترويسة أن تأخذ في الاعتبار نوع الصورة التي تريد تقديمها لعملائك أو زملائك في العمل.

عند شراء ترويسة تجارية، ستجد خيارات متعددة في أساليب التصميم، بدءًا من التصاميم البسيطة والملونة إلى الأنماط الطبيعية أو ذات الطابع الاحتفالي.

يمكن أن تمنح كل نوع من الترويسات شعورًا مميزًا لمتلقي الوثيقة؛ على سبيل المثال، الوثيقة المطبوعة على ترويسة بتصميم هندسي بسيط توحي بالاحترافية والتنظيم.

تعتبر مثل هذه الترويسات مناسبة جدًا للوثائق القانونية، وبرامج الاجتماعات، وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى، قد تكون الترويسات ذات الزهور أو التصاميم الوطنية أو السحابية خيارًا مناسبًا للرسائل غير الرسمية مثل إعلان عن حفل شواء خاص بالشركة.

تصميم وطباعة ترويسة مخصصة لك أو لشركتك سهل للغاية؛ كل ما تحتاجه هو برنامج لمعالجة النصوص.

في غضون دقائق قليلة، يمكنك بسهولة إنشاء نموذج ترويسة مخصص يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بشركتك؛ من خلال القيام بذلك، سيكون لديك نموذج يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا في المستقبل.

الخطوة الأولى الجيدة هي وضع شعار الشركة؛ يمكنك وضعه بالطريقة التي تريدها، لكن من الجيد وضعه في الجزء العلوي من الصفحة لأنه يعطي مظهرًا احترافيًا ويُعرّف القارئ فورًا بشركتك.

بمجرد تحديد موضع الشعار، يمكنك أن تكون مبدعًا للغاية في تصميم الترويسة الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم معلومات الاتصال الخاصة بك في رأس المستند أو وضعها في تذييل الصفحة؛ الأمر متروك لك تمامًا، لكن تأكد من ترك مساحة كافية لتفاصيل الاتصال المهمة مثل اسمك ووظيفتك، العنوان، رقم الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني.

يجب أن يكون نص الرسالة منسقًا بطريقة بسيطة وسهلة القراءة؛ في معظم الحالات، يتم وضع تاريخ الرسالة على اليمين، والتحية ومحتوى الرسالة على اليسار، والجملة الختامية على اليمين.

تعلم كيفية إنشاء وطباعة الترويسة الخاصة بك هو نشاط ذو قيمة لأنه سيوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل.

من الناحية الفنية، تستخدم الترويسات للرسائل المطبوعة، لكنها يمكن أن تُستخدم أيضًا في المراسلات الرقمية للحفاظ على هوية العلامة التجارية. في بعض الحالات، تستخدم الشركات الترويسة فقط في المراسلات المهمة.

على سبيل المثال، ترسل إحدى الجامعات رسائل بريد إلكتروني للاتصالات العادية، لكنها تستخدم الترويسة عند إرسال خطاب القبول عبر البريد. تستخدم شركة قانونية البريد الإلكتروني يوميًا، لكنها ترسل رسالة على ترويسة كجزء من التواصل الرسمي مع مسؤول رفيع المستوى.

نصائح لإنشاء ترويسة لشركتك أو لمكتب المحاماة أو غيرها…

إليك بعض الاقتراحات الإضافية لتصميم ترويسة ناجحة:

جرب برامج مختلفة

بالإضافة إلى Microsoft Word، يمكنك استخدام برامج أكثر تقدمًا مثل Adobe InDesign، فوتوشوب أو Illustrator. هذه البرامج أكثر احترافية وتقدم خيارات أكبر لإنشاء عناصر بصرية فريدة.

قم بتنسيق الترويسة بشكل صحيح

إذا كنت تنشئ الترويسة من الصفر، فتأكد من أن حجم الترويسة مناسب للطباعة. عادة ما يعني ذلك تنسيق المستند بحجم الورق القياسي 8.5 × 11 بوصة.

اعرف جمهورك

فكر فيمن سيستلم الترويسة الخاصة بك. إذا كنت ترسل خطاب تغطية إلى شركة رسمية، فقد ترغب في أن يكون تصميمك بسيطًا وموجزًا.

إذا كنت ترسل رسالة إلى بيئة عمل غير رسمية لشركة ناشئة معروفة، يمكنك استخدام ألوان زاهية وخطوط أكثر مرحًا.

حافظ على التناسق

عندما يتعلق الأمر بالتصميم الجرافيكي، فإن الالتزام بموضوع معين أمر ضروري. حاول استخدام خطين أو ثلاثة خطوط فقط في الترويسة، وحافظ على ألوانك ضمن لوحة بسيطة. كلما كان تصميمك أكثر تناسقًا، كان أكثر جاذبية.

التأثير الإيجابي على متلقي الرسالة

لا يمكن اعتبار الترويسة جزءًا من الإجراءات الروتينية المكتبية فقط؛ في الواقع، ترويسة مؤسستك مهمة بقدر أهمية اسمها وعلامتها التجارية. يجب تصميم الترويسة بشكل احترافي لتعكس مصداقية علامتك التجارية.

إظهار الاحترام لمتلقي الرسالة

في نظر المتلقي، هناك فرق كبير بين أن يكون محتوى الرسالة مطبوعًا على ترويسة احترافية أو على ورقة بيضاء عادية. إذا لم تتم طباعة الرسالة على ترويسة، فلن يأخذ المتلقي الرسالة بجدية!

تقديم علامتك التجارية للآخرين

تشمل الترويسة الشعار، اسم العلامة التجارية، الشعار الإعلاني، ومعلومات الاتصال بمؤسستك. كل رسالة رسمية تغادر مؤسستك تسلك طريقًا طويلاً ويمكن أن تكون وسيلة لتقديم علامتك التجارية للآخرين.

أمن المراسلات المؤسسية

إذا قام شخص بتمثيل مؤسستك أمام مؤسسات أخرى، فيجب أن يحمل رسالة رسمية من مؤسستك مطبوعة على ترويسة. من هنا تكمن أهمية الترويسة! في الواقع، تضمن الترويسة أمان المراسلات الخارجية لمؤسستك.

خصائص ورق الترويسة

عادة ما يشغل محتوى الترويسة حوالي خمس مساحة الورقة. تتم طباعة ورق الترويسة على وجه واحد وفي أبعاد A4 وA5، وقد يُعد بأحجام قياسية أخرى حسب حاجة المؤسسة. قد يختلف تصميم الترويسة العادية عن ترويسة المدير العام أو أعضاء مجلس الإدارة، وذلك حسب سياسات المؤسسة.

مكونات الترويسة

الهدف من تصميم الترويسة هو تقديم المعلومات الأساسية عن المؤسسة وهويتها القانونية. يوصى بأن يكون تصميم الترويسة خاليًا من العناصر البصرية المزدحمة لضمان وضوح نص الرسالة. ومع ذلك، يمكن إدراج عناصر مثل اللون المؤسسي في التصميم الجرافيكي للترويسة. عمومًا، تتكون الترويسة من العناصر التالية:

– الشعار واسم المؤسسة

عادة ما يتم وضع شعار المؤسسة في الجزء العلوي الأيمن من الترويسة، ولكن قد يتغير موضعه حسب نوع التصميم وسياسة المؤسسة. عادة ما يتم شرح نشاط المؤسسة بشكل مختصر بجوار اسمها. لضمان أمان المراسلات الإدارية، تقوم بعض المؤسسات بطباعة الشعار في وسط الترويسة، حيث يتم إدراج نص الرسالة. في هذه الحالة، من الأفضل أن يكون الشعار أحادي اللون وشفافًا بحيث لا يؤثر على وضوح النص.

– التاريخ، رقم الرسالة والمرفقات

تُطبع الكلمات الثلاث: التاريخ، رقم الرسالة والمرفقات، في الجزء العلوي الأيسر من الترويسة، ويوجد مقابل هذه الكلمات مساحة فارغة لتعبئة التفاصيل.

– الشعار الإعلاني

يُطبع الشعار الإعلاني عادةً في الترويسة كجزء من هوية المؤسسة، مما يعزز العلامة التجارية.

– معلومات الاتصال

تُطبع معلومات الاتصال بالمؤسسة في الجزء السفلي من الترويسة وتشمل: رقم الهاتف، الفاكس، البريد الإلكتروني، عنوان الموقع الإلكتروني والعنوان البريدي.

كتابة الرسائل أو الفواتير على ورق عادي يمكن أن يشكك في مهنية عملك، لذا فإن طباعة الترويسة ضرورية لبدء الأعمال.

يمكن طباعة الترويسة على ورق من الكتان، التحرير أو الورق المقوى، ويمكن إنتاجها ملصقة أو غير ملصقة.

عادة ما تُقدّم الترويسة بأحجام A4، A5، و A6 وتُستخدم في المراسلات في الإدارات أو المؤسسات؛ وعادة ما يتم وضع الشعار في الأعلى والمعلومات والعنوان في أسفل الصفحة.