چگونه فرآیندهای کسب و کار را بهینه کنیم؟

روش های مختلفی برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار و بهبود عملکرد فعالیت ها در یک سازمان وجود دارد. این روش ها به عنوان فرآیندهای بهبود بهره وری شناخته می شوند. مزیت بزرگ این  روش ها این است که می توان آن ها را با هم اعمال نمود که خود باعث تاثیر بیش تر این اقدامات می شود. برخی از این روش ها را در ادامه بررسی می کنیم:

1- نقشه برداری از فرآیندها

فرآیند نقشه برداری شامل مطالعه فعالیت های انجام شده، از انتها به انتهای یک فرآیند و همچنین شناسایی ورودی ها و خروجی ها است. با این کار، طرحی از جریان وظایف مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و بنابراین درک نحوه انجام کار افزایش می یابد.

این روش شناسایی خطاها را تسهیل نموده و به بهبود اجرای رویه ها کمک می کند.

2- شناسایی و رفع گلوگاه ها

هنگامی که فرآیند نقشه برداری می شود، شناسایی خطاها و تاخیرهایی که بر بهره وری و نتیجه نهایی تأثیر می گذارند، آسان تر و دقیق تر می شود. در این مرحله، شناسایی مشکل بوده و تأثیرات آن کافی نیست. این مهم است كه بتوانیم به علت اصلی آن و آنچه برای كاهش آن باید انجام شود، اشاره كنیم.

بنابراین، تلاش های انجام شده در از بین بردن عیوب و علایم آن ها بسیار موثرتر است.

3- حذف مراحل غیرضروری

مسئله دیگری که مستقیماً بر بهره وری تأثیر می گذارد، اجرای فعالیت هایی است که تأثیر مثبتی بر روند کار ندارند، اما هنوز هم انجام می شوند. همین امر برای کارهای تکراری صادق است.

در بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار، می توان این نقاط را شناسایی و از بین برد و فعالیت را روان تر کرد.

4- پیشرفت در استفاده از منابع

اتلاف منابع می تواند شامل مواد و زمان و ابزار باشد. با این حال، لازم است در نظر بگیریم که مجموعه ای از فرآیندهای ناکارآمدی که روی بهره وری تأثیر می گذارند نیز اتلاف محسوب می شوند.

بنابراین هنگام ارزیابی ضرر و زیان فرآیند، لازم است که چگونگی افزایش بهره وری نیز مورد بررسی قرار گیرد که می تواند با اصلاح طرح، بهبود روند ارتباطات، ادغام بخش ها و تغییر روش اجرا انجام شود.

5 – رسمیت بخشیدن به روش جدید

وقتی فرآیندی بهینه می شود، نحوه اجرای آن کاملاً تغییر می کند. برای اطمینان از تصویب این امر در عمل، لازم است این تنظیمات را رسمیت بخشیده و به کارمندان اعلام کنیم. این امر در مورد آموزش کارمندان جدید نیز ضروری است، چرا که آن ها می توانند کارها را مطابق با کارآمدترین روش انجام دهند.

مزایای بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار

چگونه از زمانمان استفاده کنیم؟ چگونه می توان بهره وری را افزایش داد؟

1- تحویل های مطمئن تر

بهینه سازی فرآیند ها مستلزم اتخاذ بهترین شیوه ها در روش های کاری و رسمی سازی است. این موارد از طریق سندی اتفاق می افتد که مشخص می کند فعالیت باید چگونه انجام شود، زمان تخمین زده شده و منابع مورد نیاز برای تکمیل آن مشخص شود.

با این وجود بدون توجه به کسی که وظیفه را انجام می دهد، از بروز خطاها و عدم قطعیت ها در مورد فرآیند به میزان قابل توجهی کاسته می شود، روش یکنواخت است و در نتیجه نتایج قابل اتکایی ارایه می شود.

این روش راهی برای افزایش بهره وری است که با کارهای غیرضروری یا دوباره کاری برای اصلاح خطاها به خطر نمی افتد.

2- فعالیت های یکپارچه بیش تر

یکی دیگر از نقاط قوت بهینه سازی فرآیند، توالی فعالیت ها است. به دلیل اهمیت دادن به این که یک کار از کجا ناشی می شود و به کجا ختم می شود. علاوه بر آگاهی در مورد این که چه اطلاعات و موادی را باید به دست آورد و این که نتیجه ایده آل برای انجام مطلوب فعالیت بعدی چیست.

در نتیجه، فراتر از تعیین صریح مسئولیت های هر کارمند، فعالیت ها با اشتراک بیش تر اطلاعات و افزایش همکاری بین همه افراد درگیر، یکپارچه تر و روان تر می شوند. با این روش از مشکلاتی مانند تاخیر به راحتی جلوگیری می شود.

3- ایجاد راه حل های بهتر

نقشه برداری فرآیند باعث می شود فعالیت های کاری ساختارمندتر شود که خود باعث می شود خطاها دقیق تر شناسایی شوند. علاوه بر افزایش توانایی مدیر برای مداخله، ریشه اصلی مشکلات به راحتی و با سرعت بیش تری شناسایی می شود.

بنابراین به جای این که تیم همیشه وقت خود را صرف اجرای فعالیت هایی کند که “علائم” را به حداقل برساند، مدیر می تواند یک اقدام قطعی برای توقف ها ایجاد کند. این مورد باعث می شود کار تیم شما پربارتر و موثرتر باشد.

4- افزایش انعطاف پذیری در انجام کارها

همانطور که گفتیم، بهینه سازی فرآیند به شما امکان می دهد تا مشخص کنید کدام فعالیت ها به نتیجه نهایی ارزشی اضافه نمی کنند و شما را قادر می سازد تا بدون عواقب منفی آن ها را از بین ببرید. علاوه بر این، با مطالعه وظایف و ارزیابی گزینه ها، امکان توسعه روش های چابک و کارآمدتر کار وجود دارد.

در کنار بهبود بهره وری، کاهش هزینه را فراهم می کند، زیرا نیاز به مصرف منابع، علاوه بر کل زمان اجرای فرآیند، بسیار کمتر می شود.

5- کاهش خطاها و نیاز به کار مجدد

همان طور که می دانیم، یکی از مزایای بزرگ بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار، کاهش خطاهایی است که می توانند روند تولید را تحت تأثیر قرار دهند. هنگامی که این خطاها اتفاق می افتد، بر کیفیت تأثیر منفی می گذارند و همچنین کار مجدد را به یک ضرورت معمول تبدیل می کنند.

بنابراین مشکل این است که در پایان کارمندان به جای انجام یک کار معمول دیگر، درنهایت وقت و منابع خود را برای کارهای غیر ضروری صرف می کنند. بنابراین مدیر 100٪ نیروی کار خود را بر روی اهداف متمرکز نمی کند.

6- کنترل بیش تر اطلاعات

همانطور که بیان شد ، بهینه سازی فرآیند نیاز به جریان سیال اطلاعات بیش تری دارد. با این حال، همزمان می توان با آن کنترل بیش تری روی فرآیندها داشت، زیرا با ساختاردهی فرایندها شخص می داند که دقیقاً هر داده از کجا می آید، به کجا می رود و با آن چه کار خواهد کرد.