کاربرد سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
امروزه پیشرفت تکنولوژی کمک زیادی در استفاده سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری داشته است، اهمیت این موضوع به وضوح در سازمان‌ها دیده می‌شود؛ چرا که مدیران به دنبال افزایش بهره وری در امور جاری شرکت‌ها هستند، تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند.
به همین خاطر راهکاری به نام اتوماسیون اداری به دلیل کاربردها و عملکرد بهتر، جایگزین روش سنتی در انجام کارهای اداری شده است و به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری، به فعالیت‌ها نظم می‌دهد تا در نهایت کارها با سرعت و دقت بالاتری انجام شوند. در هنگام مقایسه شیوه عملکرد شرکت‌های مدرن با شرکت‌های سنتی و قدیمی، می‌توان به صدها کاربرد دیگر این سیستم پی برد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری (Office Automation) نوعی سیستم اطلاعاتی است که برای عملکرد بهتر در فعالیت‌های ارتباطی، روال سریع‌تر مکاتبات اداری، بهبود مدیریت و مهم‌تر از همه افزایش بهره‌وری در اکثر سازمان‌ها استفاده می‌شود.
در واقع اتوماسیون اداری یک فرآیند است که با استفاده از فناوری‌های اطلاعات و نرم‌افزارهای مختص به هماهنگی و اجرای خودکار فرآیندهای اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها، اقدام به بهینه‌سازی و تسریع فرآیندهای مدیریتی و اجرایی می‌کند.
هدف اصلی از اتوماسیون اداری، کاهش تکرار و اشتباهات انسانی، افزایش دقت و بهره‌وری، کاهش زمان و هزینه‌ها و بهبود کیفیت فرآیندهای اداری است.
فرآیند اتوماسیون اداری شامل بکارگیری نرم‌افزارها، سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعات برای انجام وظایف مختلف اداری می‌شود؛ از جمله فعالیت‌های اتوماسیون در این حوزه می‌توان به مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت اسناد و مدارک، مدیریت تقویم و وظایف، مدیریت ترتیبات سفر و مدیریت ارتباط با مشتریان و نرم افزار مدیریت منابع انسانی اشاره کرد.
راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در شرکت، دو کاربرد مهم را ارائه می‌دهد:
- فراهم نمودن منبع اطلاعات مهم در شرکت
- شناسایی و درک بهتر مسائل شرکت
البته باید به خاطر داشت که این دو مورد، در اثر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری با بهترین شیوه سیستماتیک محقق می‌شوند.
آرشیو سند
از آن‌جا که حجم اطلاعات کاغذی رو به افزایش است، نیاز به یک سیستم الکترونیکی و کارآمد بیش از پیش احساس می‌شود؛ بنابراین بخش آرشیو اسناد نیز در سیستم اتوماسیون اداری طراحی شده است که می‌توان آن‌ها را برای دسترسی آسان‌تر به اطلاعات طبقه بندی کرد.
ردیابی گزارش کار
با استفاده از سرویس گردش کار، امکان کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان فراهم آمده و مراحل کار به طور دقیق مورد مشاهده و بررسی قرار می‌گیرند، در نهایت گزارش‌های اجرایی و مدیریتی، گزارش مراحل و نحوه گردش کار و حتی گزارش تاخیر در انجام کارها، توسط سیستم اتوماسیون اداری ارائه می‌شوند.
4 دلیلی که نشان دهنده نیاز سازمان به اتوماسیون اداری می‌باشند شامل موارد زیر می‌باشد:
- انجام فعالیت‌های سازمان با تاخیر صورت بگیرد.
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان به راحتی امکان پذیر نباشد؛ استفاده از نرم افزار ابری این مشکل را کامل حل کرده است.
- برای پیدا کردن اسناد و گزارش‌ها با مشکل مواجه شویم.
- نیاز به نظارت و حضور فیزیکی برای گزارش کار
وجود سیستم اتوماسیون اداری برای کدام سازمان ها ضروری است؟
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهایی کارآمد برای بهبود فرآیندهای اداری در انواع مختلف سازمان‌ها و صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرند، وجود سیستم اتوماسیون اداری برای همه سازمان ها لازم است؛ زیرا از طریق این سیستم فرآیندهای اداری را بهبود داده، بهره‌وری افزایش یابد و تصمیم‌گیری‌ها را تسهیل کنند.
امکانات و مزایای مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
- کمک به محیط زیست در نتیجه عدم استفاده از کاغذ در امور اداری و مکاتبات
- عدم اشغال فضای زیاد برای حجم بالای اسناد
- امنیت بالا در نگهداری و پشتیبانی اطلاعات
- صرفه جویی در هزینه‌های مسافرت و برگزاری جلسات
- رضایت شغلی بیشتر کارکنان
- امکان استفاده از روش دورکاری برای کارمندان واجد شرایط
امکانات غیر مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری علاوه بر امکانات و اثرات مستقیم دارای مزایای غیر مستقیم نیز می‌باشد؛ با این تفاوت که بر خلاف امکانات مستقیم قابلیت اندازه گیری ندارند، البته باید دانست که با رشد و سودآوری در بلند مدت به سازمان در رسیدن به اهداف خود کمک شایانی می‌کند. امکانات غیر مستقیم نیز شامل موارد زیر هستند:
- افزایش رضایت مشتریان
- کمتر شدن وابستگی به دیگر ادارات برای امور اداری
- اثربخشی بیشتر در امور کارکنان
- افزایش دقت و به حداقل رسیدن خطا در ثبت اسناد
- ایجاد رقابت بیشتر بین سازمان‌ها با استفاده از منابع اطلاعاتی و داشتن قابلیت واکنش به فرصت‌ها و فشارها
وجه تمایز سیستم‌های اتوماسیون اداری
در مقایسه اتوماسیون اداری با سایر سیستم‌های اطلاعاتی، می‌توان گفت که سیستم اتوماسیون اداری ابزاری برای ایجاد و پیگیری ارتباطات خاص است، این سیستم اغلب یک سیستم رسمی با خط مشی‌های تعریف شده می‌باشد که باید در کنار دیگر سیستم‌های رسمی همانند سیستم پشتیبانی مورد استفاده قرار گیرد.
بر خلاف سایر سیستم‌های رسمی، کاربرد اتوماسیون اداری ساده‌تر است و به همین دلیل جذابیت بیشتری در بین مدیران پیدا کرده است؛ زیرا همانند دیگر سیستم‌ها به استفاده از ابزار پیچیده و دانش خاص نیاز ندارد.
با اتوماسیون اداری فرآیندها، اطلاعات و داده‌های مرتبط با فرآیندهای اداری به صورت الکترونیکی در دسترس قرار می‌گیرند، این امر افزایش دسترس‌پذیری و کارآیی در مدیریت اطلاعات را به همراه دارد و همچنین سیستم‌های اتوماسیون اداری امکان گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها را بهبود می‌بخشند.
به علاوه با اتوماسیون اداری فرآیندهای اداری، مسیرها، وضعیت‌ها و پیشرفت فرآیندها به صورت شفافیت ارائه می‌شوند. این امر باعث بهبود تعاملات داخلی و اطلاعات‌رسانی به کارکنان می‌شود.
