1ـ2ـ بهینه سازی سخت افزاری و نرم افزاری واحدهای تولیدی و خدماتی (بهینه سازی تولید ـ بسته بندی ـ اداری)

 

مدیریت فرایندهای کسب و کار با مفاهیمی چون بهینه سازی فرایند کسب و کار گره خورده است. ما در فرایندها به غیر از شناخت و مدل‌سازی به دنبال آن هستیم که بهینه‌ترین حالت‌ها را بیابیم.

تعریف بهینه سازی فرآیند شغل و کسب و کار

بهینه سازی فرآیند کسب و کار به معنای نظم‌دهی و تنظیم روند یک پروسه، به منظور بهینه سازی پارامترهای مشخص بدون در نظر گرفتن برخی محدودیت ها است تا بتوانیم بهترین و یا موثرترین استفاده از آن‌ها را انجام دهیم.

معنای بهینه سازی فرایند کسب و کار

بهینه سازی فرایندها می‌تواند در بسیاری از حوزه ها مورد استفاده قرار گیرد، اما در حوزه فرایندهای کسب و کار این بهینه سازی به یک فرایند موجود اشاره دارد که به منظور بهبود و هدایت فعالیت های این فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرد که در حال حاضر به عنوان «هدف کسب و کار» تعریف می‌شود.

بنابراین زمانی که درباره بهینه سازی فرایند کسب و کار صحبت می‌کنیم در واقع از فرایندی که در حال حاضر فعالیت می‌کند، صحبت می‌کنیم و درحال نگه داشتن این فرایند هستیم و تنها تشخیص می‌دهیم که این فرایند کجا نقص دارد، چه چیزی می‌توان به آن اضافه کرد، چطور پیشرفت ها و بهبودهای لازم را انجام دهیم و سپس بررسی می‌کنیم که این فرایند به همان شیوه ای که شما در نظر گرفته بودید به فعالیت خود ادامه دهد اما با عملکرد بهتر و بهبود یافته تر.

روند بهینه سازی فرایند کسب و کار

هیچ روش مشخص و واضحی برای بهینه سازی فرایند وجود ندارد که همه با آن موافق باشند. گزینه های زیادی وجود دارد که می‌توانید این فرایند را انجام دهید.

متدهای بهینه سازی فرایند کسب و کار

DMAIC

این تکنیک یک تکنیک شش سیگما در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار است که در جریان اتوماسیون فرایندهای کسب و کار تقریبا به طور کامل اتفاق می‌افتد.

بهینه سازی فرایند کسب و کار

DMAIC   برگرفته از ابتدای کلمات زیر است:

• Define: به معنای مشخص و معین کردن
• Measure: به معنای اندازه گیری
• Analyze: به معنای تجزیه و تحلیل
• Improve: به معنای بهبود بخشیدن و اصلاح
• Control: به معنای کنترل و نظارت

این متد یک رویکرد قوی مبتنی بر داده ها برای بهینه سازی فرایند کسب و کار در یک سازمان بزرگ که شامل سهامداران زیادی است ارائه می‌دهد.

هدف تکنیک DMAIC در چهارچوب شش سیگما پیدا کردن نقص های خروجی، ردیابی آن‌ها که به مشکلات اصلی پردازش مربوط است و سپس راه‌هایی برای بهبود روند مقابله با این مشکلات است. در نتیجه از طریق متد شش سیگما در مدیریت فرایندهای کسب و کار ضایعات خروجی را کاهش می‌دهد.

بهینه سازی فرایند مبتنی بر داده کاوی

بدیهی است که فرایند مبتنی بر داده کاوی، خودش به تنهایی یک متد نیست. اما بخش بسیار مهمی از روش‌های بهینه سازی فرایند مدرن است.

چیزی که داده کاوی می‌تواند به شما ارائه کند در واقع یک نمای کلی فوری از فرایند فعلی شما و نحوه عملکرد آن است. این فرایند اغلب به عنوان «کشف خودکار فرایند کسب و کار» نیز نامیده می‌شود.

شما می‌توانید به ابزار پروسه داده کاوی یک ورودی بزرگ از داده‌‌ها در مورد یک فعالیت بدهید و با استفاده از نرم افزار متوجه شوید که چه اتفاقی، چگونه و توسط چه کسی می‌افتد. سپس می‌توانید همه این‌ها را به روش های مختلف در نقشه بگذارید و سپس تصاویری از نحوه فرایند کسب و کار خود مشاهده کنید.

چرخهPDSA  (برنامه- انجام- مطالعه- عمل) در بهینه سازی فرایند

PDSA   متفاوت با چرخه دمینگ، یک فرایند ۴ مرحله ای است که با رویکرد ساخت و بهبود کسب و کار طراحی شده است. این نظریه به خوبی در مورد بهینه سازی فرآیند بحث می‌کند. به طوری که آن را دامنه توجه آن پیدا کردن و بهبود ایده کیفیت در سراسر عملیات کسب و کار است. نظریه کیفیت در اینجا مورد توجه است و بسیار بیشتر و ساده تر از نظریه شش سیگما باعث کاهش نقص می‌شود.

چهار مرحله این چرخه عبارتند از:

• Plan یا برنامه

در مرحله plan یا برنامه ریزی شما باید مفهوم کیفیت خود را تعیین کنید. در اینجا شما باید جنبه‌هایی را که می‌خواهید از نظر کیفیت بهبود بخشید شناسایی و تعیین کنید چگونه می‌خواهید این کیفیت را بهبود بخشید. پیش بینی‌های دقیق در این مرحله بسیار اهمیت دارند و نشان می‌دهند که شما درک جامعی از سیستم کسب و کار خود دارید.

• Do یا انجام

در مرحله بعدی که مرحله انجام است اجرا و پیاده سازی این پیشرفت‌ها است و این انجام به شکل کاملا کنترل شده صورت می‌گیرد. اگر شما بتوانید در این مرحله از گروه‌های کنترل یا مطالعات خودکار استفاده کنید، سپس می‌توانید داده‌های مقایسه ای بهتری را در درک متغیرها در اختیار داشته باشید که این داده ها بر نتایج تاثیر می‌گذارد.

• Study یا مطالعه

مرحله مطالعه در PDSA متفاوت از این مرحله در چرخه PDCA است. در PDCA شما چک می‌کنید که آیا نتایج خوب است یا نه و فرقی نمی‌کرد که آیا خروجی شما افزایش یافته است، نقایص و ضایعات کاهش یافته است و غیره. اما دمینگ در PDSA برای مطالعه نتایج این روش را رد کرده است. در این مرحله شما در واقع می‌خواهید به اندازه و مقدار بسیاری از جنبه‌های فرایند جدید و نتایج آن که قابل اندازه گیری است دست یابید.

• Act یا عمل

مرحله عمل می‌تواند جایی باشد که شما پیشرفت‌های فرایند جدید را در بخش وسیع فعالیت‌های خود انجام می‌دهید. شاید شما با استفاده از تغییراتی که در قسمت مطالعه متوجه آن شدید بخواهید برنامه ریزی‌های دیگری برای پیشرفت و بهبود کسب و کار انجام دهید.

با توجه به مبحث بهبود مستمر، این چرخه زمانی که به اتمام می‌رسد دوباره شروع می‌شود.

15 روش کاربردی در بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار

آیا با روش‌های بهینه‌سازی فرآیند کسب‌ و‌ کارتان آشنا هستید؟ فرهنگ یا فلسفه کسب‌ و‌ کار شما کلید نهایی کارآمدی و موفقیت شما است، عنصری است که به بهینه سازی کسب‌ و‌ کار شما کمک می‌کند. همچنین موجب فعال یا غیر فعال شدن شما در کسب و کارتان می‌شود.

هنگامی که با مشتریان کار می‌کنید، به زودی متوجه خواهید شد که اگر فرهنگ یک سازمان اشتباه باشد، تاثیر حتی بهترین تکنیک‌های رشد کسب ‌و کار به شدت محدود خواهد بود یا باعث می‌شود آن تکنیک‌ها معیوب به نظر بیایند. بسیاری از سازمان‌ها بیش از حد به این عوامل حساسیت دارند و در نتیجه پیوسته تلاش می‌کنند تا پیشرفت واقعی را ایجاد کنند و بهینه سازی کسب و کار خود را بهبود بخشند. توسعه فرهنگ صحیح کسب‌ و کار کلید موفقیت شما است زیرا هر کاری که انجام می‌دهید وابسته به این جنبه اساسی در کسب و کار شما دارد.

 

 

با 15 روش کاربردی در بهینه‌سازی فرآیند کسب‌ و‌ کار آشنا شوید:

1- اهداف بالاتر خود را بشناسید

2- با صداقت کار کنید

3- بهینه‌سازی

4- صادقانه از تیمتان قدردانی کنید

5- خالصانه از مشتریان قدردانی کنید

6- مشتاق مشتریان خود باشید

7- یک تیم متعادل بسازید

8- به کارکنان خود اختیار دهید

9- در محیط کار تفریح کنید

10- بهینه سازی از طریق آموزش مداوم

11- افراد مناسب را استخدام کنید

12- طرح پیشنهادیتان را اجرا کنید

13- انگیزه کارکنانتان را بسنجید

14- اهداف تجاری کوتاه مدت و بلند مدت را تعیین کنید

15- استراتژی‌هایتان را بشناسید

 

در اینجا به بررسی بهینه سازی تولید، بسته بندی، ساختار اداری که از مهمترین موارد بهینه سازی محسوب می شوند می پردازیم:

1ـ بهینه‌سازی تولیدات

در دنیای امروزی که رقابت امر مهمی است، بهینه شدن سیستم های تولید از اهمیت فوق العاده­ای برخوردار است. از جمله فنون بهینه سازی سیستم های تولید، روش های علمی برنامه ریزی تولید است که عموماً بر پایه تکنیک های تحقیق در عملیات بنا شده است. امروزه برخلاف گذشته نه چندان دور تنها هدف موسسات دستیابی به سود بالا نیست، بلکه مدیران و سهامداران شرکت ها علاوه بر این هدف خواستار دسترسی به اهداف دیگری مثل کاهش هزینه، جایگاه مناسب در بازار، سهم بازار بالا و… هستند لذا مدل برنامه ریزی آرمانی مدل ریاضی مناسبی برای دستیابی به اهداف چندگانه و متضاد می باشد.

 مدیران و دست‌اندرکاران امر تولید و صنعت همواره در پی به‌دست آوردن روشی مناسب برای سنجش عملکرد خط تولیدی خود نسبت به تغییرات کیفیت مواد اولیه، پارامترهای فرآیند تولید و در نهایت نحوه دستیابی به محصول ایده‌آل بوده‌اند.

 

۴ عامل کلیدی که می‌تواند در بهینه‌سازی تولید موثر باشد؛

اول اینکه بتوانیم نیروی انسانی ماهر تربیت و آموزش‌های مهارتی را بروز کنیم.

دوم باید از فناوری‌های نوین در صنایع استفاده کرد چراکه استفاده از فناوری‌های نوین ارزش افزوده بالایی را به همراه دارد و اغلب صنایعی که از فناوری‌های پیشرفته استفاده می‌کنند به‌مرور زمان تبدیل به صنایع پیشرفته می‌شوند.

سومین عامل به پایداری بنگاه‌های تولیدی و صنعتی در چرخه تولید و عرصه رقابت برمی‌گردد. برای رسیدن به این پایداری و بروزرسانی نیاز به واحدهای تحقیق و توسعه ضروری است و از طرفی از ظرفیت‌های دانشگاهی برای بروزرسانی چرخه تولید نیز باید استفاده کرد.

چهارمین عامل به استفاده از فناوری‌های نوین و کوتاه بودن عمر برخی از فناوری‌ها برمی‌گردد. از این‌رو باید در فرآیند تولید نوآوری به وجود آورد که با بکارگیری واحدهای تحقیق و توسعه می‌توان این نوآوری را خلق کرد.

به‌طور کلی این ۴ عامل موجب خواهد شد که خروجی بنگاه‌های تولیدی و صنعتی دارای بهره‌وری بالا، کیفیت مطلوب، کاهش هزینه تولید و قیمت رقابتی باشد و محصول خود را در عرصه‌های داخلی و بین‌المللی به فروش رسانند.

 

2ـ بهینه سازی بسته بندی

بسته بندی محصول و بهینه سازی آن، به‌عنوان یک ابزار مهم در بازاریابی تلقی می‌شود‌ و در شناخت و ماندگاری برند تاثیر به سزایی دارد.

برخی معتقدند، بسته بندی به اندازه‌ی محصول مهم است. حدود ۵۲٪ مردم در سراسر جهان، تصمیمات خرید خود را بر اساس بسته بندی می­گیرند.

 

اهمیت بهینه سازی بسته بندی

بسته‌بندی یک محصول، مهم‌ترین عاملی‌ست که آن را از سایر برندها متمایز می‌کند و ابزاری کلیدی برای برقراری ارتباط با مشتری محسوب می‌شود. اگر بسته‌بندی فاقد اهمیت بود، طراحی تمام بسته‌بندی‌ها بدون المان‌های بصری، با محتوا و ماهیت یکنواخت در نظر گرفته می‌شد. بسته‌بندی محصول و بهینه‌سازی آن، به‌عنوان یک ابزار مهم در بازاریابی تلقی می‌شود‌ و در شناخت و ماندگاری برند تاثیر به سزایی دارد.

مهم‌ترین استراتژی در زمینه‌ی خلق و بسته‌بندی یک محصول‌، ارزش افزوده است‌. از آن‌جا که قیمت محصولات در بازار ثابت نبوده و با نوسان همراه است‌، بسته‌بندی می‌بایست نقش واضحی در ارتباط با این ارزش‌گذاری برای مصرف‌کننده ایفا نماید‌.

محصولاتی که ارزش افزوده‌ای را با تکیه بر برند ارتقاء می‌دهند‌، به لحاظ طراحی و نمای بصری‌، بیشتر مورد توجه قرار می‌گیرند‌. بررسی نمونه‌های موردی نشان می‌دهد که به‌طور مثال یک طرح جذاب از غذای سالم و طبیعی، چطور به زیبایی و سادگی‌، نگاه مخاطب را جلب می‌کند.

در یک بسته‌بندی موفق می‌توان تشخیص داد که قرار است چه‌ چیزی در آن به نمایش گذاشته شود و دقیقا چه چیزی به نمایش گذاشته نشود‌. طراحی یک بسته‌بندی درصورت نیاز می‌تواند اشتیاق‌برانگیز‌، سرگرم‌کننده و اشتهاآور باشد‌.

استراتژی دیگر برای بهینه‌سازی بسته‌بندی‌، در نظر گرفتن آن به‌عنوان یک وسیله‌ی نقلیه‌ی فروش است. این روش‌، مبتنی بر راه حل برای فروش یک محصول است‌‌. بر این اساس، نیاز‌های مشترک جمعیت مخاطبِ هدف یک محصول در نظر گرفته می‌شود‌. پس از آن ارائه‌ی راه حل یکپارچه و هماهنگ برای رفع این نیاز‌، مهم‌ترین گزاره‌ی موجود برای بهینه‌سازی بسته‌بندی مبتنی بر ارزش‌گذاری‌ست‌. برای یافتن راهکار‌های رفع نیاز مخاطب می‌توان بر مکانیسم عملکرد محصول و راه‌حل‌های ویژه‌ی مرتبط با محصول و بسته‌بندی تمرکز کرد‌.

 

چهار بخش اصلی در طراحی بسته بندی

در یک بسته‌بندی هوشمندانه‌، محتوا به چهار بخش اصلی و ضروری تقسیم می‌شود‌:

1ـ نام تجاری

2ـ محصول داخل بسته‌بندی

3ـ مزایای محصول

4ـ ویژگی‌های اساسی محصول (‌طعم، عطر و …‌)

بهینه سازی هزینه بسته بندی

امروزه گرایش تولیدکنندگان به بسته بندی آماده خرده فروشی (RRP) سبب ایجاد علم جدیدی در زمینه بهینه سازی هزینه بسته بندی شده است. RRP برای مشتریان و خرده فروشان مزایای زیادی دارد. برای خرده فروشان این امکان را فراهم کرده که با استفاده از این روش قفسه ها را در سریعترین زمان ممکن بچینند و به راحتی در دسترس مشتریان قرار دهند.

با بهینه‌سازی بسته‌بندی، عملکرد بسته بندی خود را در هر مرحله از چرخه عرضه، از زمان ارسال تا جای گیری در قفسه ها به راحتی ارزیابی می کنید و با این روش هنگامی که خریدار تصمیم می گیرد کدام محصول را خریداری کند انتخاب را برایش آسان می کنید.

ویژگی های بسته‌ بندی بهینه برای خرده‌ فروشی (RRP)

ـ امکان قرار دادن بیشتر محصول در محدوده ی مشخص شده در قفسه

ـ پر کردن سریعتر در فروشگاه

ـ دسترسی راحت

ـ امکان صادرات راحت تر با کارتن بسته بندی صادراتی RRP

ـ افزایش خرید و فروش

ـ قابلیت مشاهده محصول و ناوبری آسان برای خریداران

ـ استفاده از پالت های کمتر در بسته بندی

ـ کاهش تردد خودروی تحویل در جاده ها

ـ بسته بندی کارآمد، خودکار یا غیر خودکار

یکی از ویژگی های مهم بسته بندی بهینه در کارتن بسته بندی صادراتی است، با این روش پالت های بسته بندی تعداد بیشتری محصول را در خود جای می دهد و ارسال حجم بالایی از محصول را با کمترین تردد در مسیرهای زمینی و دریایی و هوایی میسر می کند، همین امر در کاهش هزینه های حمل و نقل بسیار موثر است.

در چند سال گذشته، خرده‌فروشان به این نتیجه رسیده‌اند که می‌توانند با کاهش ساعتی که صرف پرکردن موجودی محصولات داخل قفسه‌ها که در معرض دید عمومی مشتریان قرار دارد، مقدار قابل توجهی از هزینه‌های خود را کاهش دهند. بر همین اساس، کارخانه‌ها و شرکت‌های عمده فروش، برای پاسخ به این موضوع سراغ RRP رفته‌اند.

مزایای بهینه سازی هزینه بسته بندی

ـ به راحتی پیدا شود

ـ به آسانی باز شود

ـ به آسانی در قفسه چیده شود

ـ به آسانی دفع/ بازیافت شود

ـ به آسانی خرید شود.

از جمله مزایای بهینه سازی بسته بندی این است که به شما در هنر بازاریابی و برندینگ بسته بندی بسیار کمک می کند. با استفاده از این روش به صورت هوشمندانه ای خریدار را به سمت انتخاب محصول خود سوق می دهید و نرخ فروش خود را بالا می برید. کسانی که از روشRRP  یا بهینه سازی محصول استفاده می کنند، یعنی به اهمیت بسته بندی در رفتار مصرف کننده پی برده اند و می دانند که استفاده از روش های علمی جدید در صنعت بسته بندی در بالا بردن نرخ فروش محصول تاثیر چشمگیری دارد.

 

روش بهینه سازی هزینه بسته بندی برای فروش

اگر بخواهیم تعریف مختصری از عملکرد فروش بسته بندی داشته باشیم، می توان گفت: بسته باید روند فروش را به شیوه ای کارآمد ارتقا دهد در نتیجه برای این کار از روش بهینه سازی بسته بندی برای فروش استفاده کرد. از آنجایی که این روزها دسترسی به مصرف کنندگان دشوار است و دیگر روشهای سنتی تبلیغات و بازاریابی توجه کافی خریداران را جلب نمی کند؛ صاحبان مشاغل و تبلیغ کنندگان، دائما برای یافتن راه های خلاقانه تلاش می کنند تا حتی کوچکترین توجه را به سمت محصولات خود جلب کنند.

ایجاد یک طرح بسته بندی موثر یکی از ساده ترین و مقرون به صرفه ترین روش ها برای انجام این کار است ، اما نیاز به اصالت، تفاوت و توانایی ارتباط با مصرف کنندگان دارد. با رعایت درست موارد زیر در بسته بندی تا حد قابل قبولی در افزایش فروش محصول تاثیر گذار خواهد بود.

ـ بسته بندی خوب همیشه باید تا آنجا که با عملکرد مطلوب سازگار است ساده و از نظر قیمت مناسب باشد.

ـ بسته بندی باید به ویژگی های فیزیکی محصول نزدیک و سازگار با مواد و متریال محصول باشد.

ـ تمام مواد بسته بندی باید در صورت امکان استاندارد شوند. اگر در عملیات بسته بندی چند کارخانه درگیر باشد، داشتن استانداردها یک ضرورت مطلق است.

در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری، تکنسین های بسته بندی باید با در نظر گرفتن پایان چرخه عمر بسته بندی، آن را طراحی کنند؛ در نتیجه متخصصان بسته بندی موظفند نحوه عملکرد یک بسته، افرادی که از آن استفاده می کنند و ساده ترین و مناسب ترین قالب برای استفاده مجدد یا بازیافت را به طور کامل برای تولید کننده و خریدار واضح کنند.

هیچ روش و استراتژی ثابتی در صنعت بسته بندی وجود ندارد و این صنعت دائما در حال به روز رسانی و بهتر شدن می باشد، اما توجه به سلیقه مخاطب هدف در استراتژی انتخاب بسته بندی دائما بازارهای رقابتی را تحت الشعاع قرار می دهد.

پس همیشه پیش از رقبا از سلایق مخاطب محصولتان با خبر شوید و طراحی و بسته بندی محصول را به بهینه ترین روش انجام دهید تا نرخ ماندگاری بالایی در بازار داشته باشید.

 

3ـ بهینه سازی ساختارهای اداری

سازمان‌ها مانند کشتی‌های موجود در دریا، برای پیمایش در آب‌هایی که بعضاً دچار طوفان می‌شوند و رسیدن به مقصد را سخت می‌کنند، به طراحی ساختار، سلسله مراتب و فرآیندهای مشخصی نیاز دارند. کشتی‌های مختلفی برای پاسخگویی به نیازهای گوناگون وجود دارند اما برای اطمینان از اینکه کشتی‌ها با حداکثر ایمنی و کارآیی حرکت کنند، نیاز به یک زنجیره فرماندهی مشخص و سیاست‌های دقیق و اجرایی دارند. کشتی‌ها مصداقی از سازمان‌هایی هستند که برای رسیدن به اهداف خود نیاز به سیاست‌ها و سلسله مراتب شفاف و مؤثر دارند. با درک چگونگی پیاده سازی انواع ساختار سازمانی و نحوه پشتیبانی این ساختارها از سازمان‌ها با استفاده از چالش‌ها و فوایدشان، می‌توان تصمیم گرفت که کدام یک برای کسب و کار مربوطه جهت کارآیی بیشتر، قدرت رقابتی، سودآوری و موارد دیگر مناسب است.

انواع ساختار سازمانی

به طور کلی، نمودارهای سازمانی می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

مکانیکی: ساختارهای اداری بسیار متمرکز، تخصصی و رسمی با پارامترهای سختگیرانه برای کنترل، نقش‌ها و فرآیندها

ارگانیک: یعنی ساختارهای غیرمتمرکز با حداقل تخصص و تأکید بر عملکرد و قابلیت‌ها به جای نقش‌ها و عملکردهای تجویز شده

به عنوان یک قاعده، نمودارهای سازمانی مکانیکی برای اهداف سیاست محور و با پاسخگویی بالا مناسب هستند اما می‌توانند با کنترل دقیق و سختگیرانه خود مانع خلاقیت شوند. ساختارهای ارگانیک برای استارتاپ‌ها، مشاغل کوچکی که به دنبال ساختن برند خود هستند و شرکت‌های بزرگتر که برای پاسخگویی به انتظارات متغیر مصرف کننده، شرایط بازار یا چالش‌های رقابتی به انعطاف پذیری و سازگاری بسیار بالایی نیاز دارند، ایده آل هستند.

انواع ساختار سازمانی مکانیکی

از مشاغل کوچک گرفته تا سازمان‌های بزرگ جهانی، شرکت‌ها در سرتاسر جهان معمولاً به چهار نوع ساختار سازمانی مختلف در مدل مکانیکی اعتماد می‌کنند که به شرح زیر هستند:

ساختارهای وظیفه‌ای (Functional Structures)

به ساختارهایی گفته می‌شود که در آن اعضای تیم براساس مجموعه مهارت‌های مشترک، تخصص‌ها، پاسخگویی‌ها و اهدافشان در گروه‌های مختلف دسته بندی می‌شوند. ارتباط و تصمیم گیری با همجواری فیزیکی و به اشتراک گذاری ابزار و اطلاعات بهبود می‌یابد. نمونه‌هایی از ساختار عملکردی شامل فناوری اطلاعات (IT) و سازمان‌های مبتنی بر امور حسابداری است.

ساختارهای بخشی (Divisional Structures)

این ساختار فعالیت‌های سازمان را حول گروه‌های خاصی متمرکز می‌کند (به عنوان مثال بازارها، کالاها و خدمات، اطلاعات جمعیتی مشتری و سایر). این نوع نمودار سازمانی به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا در مورد اهداف سازمانی گسترده و مشترک، ضمن حفظ تمرکز اصلی بر اهداف خاص خود، همکاری کنند. ساختارهای بخشی شامل موارد زیر هستند:

جغرافیایی: به عنوان مثال، تیم‌ها محصولات مشابه با سفارشی سازی محلی برای بازارهای مختلف تولید می‌کنند.

مبتنی بر محصول: به عنوان مثال، بخش‌های مختلف همه در یک محصول خاص در یک خط تولید گسترده تر تمرکز می‌کنند، هستند.

 

ساختارهای ماتریسی (Matrix Structures)

ساختارهای عملکردی را با ساختارهای تقسیم شده در یک آرایش شبکه‌ای مانند توابع عمودی (به عنوان مثال، نقش‌ها و عناوین سازمانی) را با تقسیمات افقی ترکیب می‌کند (به عنوان مثال، مدیران خطوط تولید). یک سازمان ماتریسی تصمیم گیری را غیرمتمرکز می‌کند و با افزایش همکاری همزمان عملکرد متقابلی برای افزایش بهره وری کلی و تشویق رویکردهای نوآورانه در حل مسئله، استقلال را افزایش می‌دهد.

ساختارهای ترکیبی (Hybrid Structures)

مشابه ساختارهای ماتریسی هستند، اما به نفع یک ترتیب سلسله مراتبی که فعالیت‌های تجاری می‌توانند اهداف کارکردی یا تقسیم بندی را داشته باشند، تنظیم می‌شود. این رویکرد محبوب امکان حفظ اشتراک داده‌ها و منابع را با حفظ تخصص‌های خاص فراهم می‌کند.

انواع ساختار سازمانی ارگانیک

در حالی که این چهار ساختار سازمانی بزرگ ممکن است رایج‌ترین مدل‌ها باشند، اما شرکت‌ها در سراسر جهان از چهار نوع ساختار سازمانی دیگری نیز استفاده می‌کنند که ماهیت ارگانیک‌تری دارند:

ساختارهای فرآیندی (Process Structures)

رویه‌ها و سیاست‌های آن‌ها به دنبال بهینه سازی فعالیت‌های تجاری انجام شده از طریق ردیابی، نحوه تعامل هر یک از فعالیت‌های مختلف تجاری با دیگران در سلسله مراتب و همچنین نحوه انجام هر فرآیند خاص است. این قابلیت سازگاری و انعطاف پذیری را برای تأمین تقاضای متغیر و شرایط بازار بهبود می‌بخشد.

ساختارهای دایره‌ای (Circular Structures)

سلسله مراتبی هستند اما به جای یک آرایش نردبان مستقیم یا هرمی، کارمندان و رهبران سطح بالا را در مرکز و حلقه‌های داخلی یک دایره و کارکنان سطح پایین را در حلقه‌های بیرونی قرار می‌دهند. این ساختار برای تشویق انتشار اطلاعات و الهام گرفتن از مرکز و اجازه دادن به بخش‌های مختلف به عنوان اجزای یک کل واحد، در نظر گرفته می‌گیرد.

ساختارهای مسطح (Flat Structures)

با رویکردی ارگانیک و دقیق‌تر از سلسله مراتب سنتی دور می‌شوند. در عوض، این ساختار تلاش می‌کند تا با محدود کردن سطح مدیریت، فاصلۀ بین عملکردها و نقش‌ها را به حداقل برساند. در ساختارهای مسطح، مدیران و کارکنان اجرایی بیش از اینکه نظارتی داشته باشند، نقش مشارکتی و همکاری نزدیک با اعضای تیم و مدیران پروژه را برعهده دارند.

ساختارهای شبکه (Network Structures)

در مقایسه با همتایان خود کمی متفاوت است زیرا معمولاً وقتی سازمانی همکاری می‌کند و منابع را با سازمان دیگری به اشتراک می‌گذارد، از این ساختار استفاده می‌شود. این می‌تواند به شکل دو شرکتی که با هم کار می‌کنند یا یک سازمان بزرگ با چندین بخش مستقر در مکان‌های مختلف و با رهبری و روش‌های خاص خود باشد. ساختارهای شبکه مشابه ساختارهای بخشی هستند اما ممکن است به جای خطوط تولید یا آمارهای جمعیتی هدف، فعالیت‌ها و نقش‌های تجاری خود را براساس خدمات برون سپاری شده اختصاص دهند.

فواید و معایب انواع ساختار سازمانی

اگرچه هیچ نوع ساختار درستی برای ایجاد یک تجارت موفق وجود ندارد، اما اگر هر کسب و کاری بخواهند با کارآیی بیشتری کار کنند، انتظار پاسخگویی داشته باشند و به طور مؤثر رقابت کنند، به یک ساختار سازمانی نیاز دارند. انتخاب ساختار سازمانی مناسب با شناخت جوانب مثبت و منفی هر نمودار سازمان و چگونگی تأثیر آن‌ها بر فعالیت‌های تجاری یک شرکت آغاز می‌شود. به همین دلیل، در زیر به مزایا و معایب انواع ساختار سازمانی اشاره می‌کنیم:

ساختار سازمانی وظیفه ای

مزایا:

از تخصص‌های قابل توجه کارمندان پشتیبانی می‌کند.

سازمان‌ها با ساختار عملکردی مکانیکی و عمودی به کارمندان اجازه می‌دهند، زمان و استعدادهایی را برای تسلط بر نقش خود اختصاص دهند.

تجزیه و تحلیل مالی، گزارشگری و مدیریت کلی داده‌ها را ساده می‌کند.

معایب:

سیلوها (ساختار وظیفه ای) می‌تواند بهره وری را کاهش دهد و موانعی برای تکمیل کار ایجاد کند.

با الزام به سیاستگذاری رسمی برای هر یک، می‌تواند هزینه‌ها را در سازمان‌هایی که تعداد زیادی محصولات، بازارهای هدف و سایر دارند، افزایش دهد.

سختگیرانه بودن و سلسله مراتب بسیار رسمی‌ می‌توانند مانع همکاری و نوآوری شوند.

ساختار سازمانی بخشی

مزایا:

امکان توسعه و استقرار سریع محصولات جدید برای شرکت‌های کوچک (ساختار تقسیم بر اساس محصول) را فراهم می‌کند.

متنوع و کاملاً تخصصی برای پاسخ سریع، دقیق به تغییر رفتارهای مصرف کننده یا هوش بازار است. (ساختار تقسیم بر پایه بازار).

سفارشی سازی و محلی سازی کالاها و خدمات را برای اطمینان از در دسترس بودن کالاها و خدمات ورودی یا پاسخ سریع به نیازهای مشتری (ساختار تقسیم بندی جغرافیایی) فراهم می‌کند.

ساده سازی ساختار عملکرد، تحلیل مالی و گزارشگری را به اشتراک می‌گذارد.

معایب:

مقیاس پذیری دشوار است و سیلوها ممکن است منجر به تلاش‌های تکراری در میان بخش‌های جدا شده (ساختار تقسیم بر پایه محصول) شوند.

استقلال بیش از حد از ارتباط و همکاری جلوگیری می‌کند (ساختار تقسیم براساس بازار).

فاصله جسمی می‌تواند استقلال و تمرکز زدایی ایجاد کند که مانع تلاش‌هایی برای هماهنگی شده و در عوض باعث تشویق رقابت و تلاش تکراری شود (ساختار تقسیم بندی جغرافیایی).

ساختار سازمانی ماتریسی

مزایا:

همکاری و تصمیم گیری انعطاف پذیر و ظریفی را از طریق زنجیره‌های فرماندهی دوتایی فراهم می‌کند.

پشتیبانی از منابع مشترک و ارتباط مستقیم بین پروژه‌ها و بخش‌ها ایجاد می‌کند.

همکاری و ارتباطات بیشتر موجب نوآوری و خلاقیت می‌شود.

معایب:

روابط گزارش دهی چندگانه بسیار پیچیده می‌تواند یک عضو را در چندین تیم قرار دهد، ردیابی تقاضای بودجه و استفاده از منابع را دشوار می‌کند.

پیش بینی و تحلیل مالی به دلیل عدم ابهام در گزارش دهی می‌تواند چالش برانگیز باشد.

پیگیری و بهینه سازی شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) برای بهره وری و هزینه ممکن است دقت کمتری نسبت به حد مطلوب داشته باشد.

 

ساختار سازمانی ترکیبی

فواید:

همه کاره و مقیاس پذیر در حالی که اجازه می‌دهد منابع بر اساس نیازهای عملکردی یا تقسیم بندی تخصیص و مصرف شوند.

ایده آل برای مشاغل کوچک که در آن اعضای تیم ممکن است چندین نقش را بر عهده بگیرند.

می‌تواند از مزاحمت‌های بازار برای محافظت از تداوم تجارت و استفاده از فرصت‌های نوآوری یا رشد، به طور مؤثرتری بهره ببرد.

معایب:

بسته به پیکربندی مورد استفاده، می‌تواند پیچیده باشد و از مشکلات مدل ساختار ماتریسی تقلید کند.

ابهام می‌تواند حل و فصل مسائل مربوط به اختیارات را دشوار کرده و تعارضات بین فردی ایجاد کند.

در شرکت‌های بزرگ و پیچیده، ممکن است بار کاری نظارت و مدیریت بیشتری را برای محافظت از کارمندان در برابر فرسودگی شغلی ضروری کند.

ساختار سازمانی فرآیندی

مزایا:

سریع و سازگار برای انواع نیازهای کسب و کار است.

جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های قوی از طریق ردیابی مستقیم فعالیت‌ها و تعاملات آن‌ها را امکان پذیر می‌کند.

فرصت‌هایی برای ساده سازی گردش کارها برای بهبود فرآیندهای خاص پروژه و بخش و همچنین مدیریت کلی فرآیند کسب و کار فراهم می‌کند.

معایب:

در صورت عدم مدیریت صحیح چندین وابستگی متقابل می‌توانند باعث تأخیر شود و به بهره وری و کارایی آسیب برساند.

سیلوهای ارتباطی و داده ای می‌توانند به مرور زمان توسعه یابد.

برای اطمینان از جمع آوری و مدیریت مؤثر داده‌ها جهت دستیابی به بهینه سازی فرآیند، به منابع اضافی نیاز دارد.

ساختار سازمانی دایره‌ای

مزایا:

رهبری و دید قوی و متمرکزی را فراهم می‌کند.

پشتیبانی از ارتباط و همکاری در بین بخش‌ها و روحیه هدف مشترک برای بهبود اشتراک منابع و تصمیم گیری را تشویق می‌کند.

خود پایدار، توزیع وظایف و همکاری قوی را در برابر اختلالات ناشی از تغییرات کارکنان است.

موارد منفی:

ممکن است برای کسانی که به سلسله مراتب سنتی عادت کرده اند، گیج کننده باشد.

برای اطمینان از خرید بهینه و عملکرد ممکن است به منابع و آموزش بیشتری نیاز داشته باشد.

ساختار سازمانی مسطح

فواید:

بسیار دقیق بوده و سختگیرانه نیست.

استرس را کاهش می‌دهد و می‌تواند برای افزایش روحیه تیمی ‌و بهبود همکاری همراه با سلسله مراتب سنتی مفید باشد.

موارد منفی:

کمبود سلسله مراتب سنتی می‌تواند باعث اختلاف نظر در سازمان‌های مسطح شود، پیشرفت را متوقف کرده و به کارآیی و عملکرد آسیب برساند.

برای مؤثر واقع شدن، نیاز به برنامه ریزی و جزئیات گسترده‌ای است.

احتمالاً به برنامه‌های احتمالی برای حل تعارضات احتیاج دارد که نمی‌توان به راحتی آن‌ها را حل کرد تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌های تجاری مختل نمی‌شوند.

ساختار سازمانی شبکه

مزایا:

همه کاره، مقیاس پذیر و سازگار است.

به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های تجاری خود را برای افزایش آزاد کارکنان برای تمرکز بر کارهایی با استراتژی با ارزش و بالاتر، برون سپاری کند.

به شرکت‌های دارای مکان‌های متعدد ماهواره‌ای یا بخش‌های دور از دسترس اجازه می‌دهد تا به عنوان یک کل جامع با یکدیگر کار کنند.

معایب:

بدون برنامه ریزی دقیق می‌تواند به سرعت پیچیده، گیج کننده و کنترل آن دشوار شود.

برای دامنه وسیعی از مکان‌های خودمختار که با چندین وابستگی متقابل کار می‌کنند، به اطلاعات واضح و قابل دسترسی در مورد پاسخگویی، گزارش دادن نقش‌ها و فعالیت‌های خاص تجاری نیاز دارد.

پتانسیل بالا برای تکرار تلاش بدون نظارت دقیق (به عنوان مثال، مکان‌های مختلفی که روی محصولات مشابه کار می‌کنند یا چندین بخش بازاریابی مبارزات رقابتی در حال توسعه).

کسب و کارهایی که تلاش می‌کنند بدون ساختار سازمانی مؤثر در دریاهای تجاری گشت و گذار کنند، به زودی خود را در آب‌های پرتلاطم پیدا خواهند کرد. انتخاب بهترین نمودار سازمانی به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های تجاری خود را رصد کرده و بهبود ببخشید و مطمئن شوید که همۀ اعضای تیم شما برای برقراری اهداف، رشد بهتر، سودآوری و عملکرد رقابتی به طور مؤثر با یکدیگر ارتباط و همکاری می‌کنند.

ما در هلدینگ بین المللی دنیای نو در دپارتمان «دنیای مشاغل» به شما در بهینه سازی شغلی که دارید چه از لحاظ نرم افزاری و چه از لحاظ سخت افزاری کمک می کنیم تا با بهترین روش ها و تئوری های بروز و با بالاترین متد علمی به خواسته خود که همانا ثبات در بازار و دریافت سهم بیشتر از آن می باشد دست یابید.